Projekt

Optimierung der Prozesse Order-to-Cash und Procure-to-Pay

Leistungen

  • Analyse & Beratung

  • Prozessoptimierung

  • Change Management

Challenge

  • Prozessunstimmigkeiten

  • Kundenkritik

  • Änderungsakzeptanz

Ergebnis

  • Prozessoptimierung

  • Digitalisierungsgrundlage

  • Umsetzung Anpassungen

Über das Projekt

Optimierung der Prozesse Order-to-Cash und Procure-to-Pay eines Full-Service IT-Dienstleisters

Ausgangssituation:

O2C und P2P bilden das kaufmännische Prozess-Rückgrat des Auftraggebers. Unzufriedenheit der B2B-Kunden des Auftraggebers (ca. 600 Mitarbeiter, mehr als 10.000 betreute Anwender) mit den Durchlaufzeiten, z.B. bei der Beschaffung von Handelsware und der Projektbearbeitung, geben erste Indizien auf Ineffizienzen in den Prozessen und den Systemen. Nahezu alle Abteilungen/Bereiche des Auftraggebers sind an O2C und P2P beteiligt. Es bestehen jedoch Unklarheiten zu den Abläufen, den Verantwortlichkeiten, den Zuständigkeiten und der internen/externen Kommunikation im Prozessverlauf.

Aufgaben:

  • Schnelles, initiales „Prozess-Röntgen“ mittels Process-Mining zur ersten Diagnostik.
  • Ermittlung und Abgleich der Ist-Situation unter Einbeziehung der beteiligten Abteilungen/Bereiche und Betrachtung der eingesetzten Systeme (insbesondere: SAP, Jira, Confluence, Fieldglass, Navision).
  • Optimierung und Dokumentation der Prozesse.
  • Festlegung und Abstimmung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten.
  • Identifizierung von Digitalisierungsmaßnahmen.

Ergebnis:

  • Identifizierung und Umsetzung von Quick-Wins, insbesondere an kritischen Kunden-Touchpoints im Kundenmanagement.
  • Schaffung und Einführung einer prozessualen Guideline mit festgelegten Flows, Input-/Bearbeitung-/Output-Anweisungen, eindeutigen Zuständigkeiten, abgestimmten Übergabe- und Informationspunkten und Prozessverantwortlichen.
  • Einführung optimierter End-2-End Prozesse auf einer gemeinsam vereinbarten, transparenten Basis zwischen den beteiligten Abteilungen/Bereichen.
  • Identifizierung und Beseitigung von Medienbrüchen an den Schnittstellen zwischen den eingesetzten Systemen.
  • Schaffung der Grundlage zur Automatisierung durch Digitalisierung auf der Basis der Analyse-Findings und der Optimierungsmaßnahmen.
  • KPI-Vergleichsmessungen lassen eine Reduktion der Prozessdurchlaufzeiten zwischen 15% und 30% erwarten.